TL;DR
- Onderzoek wie terugkerend werk gebruikt en waarvoor, voordat je het schrapt.
- Leg vast wat verandert, wie dat met de ontvanger bespreekt en wanneer je controleert of de nieuwe afspraak voldoet.
- Geef de vrijgekomen ruimte een bestemming en kijk na twee weken of het oude werk werkelijk weg is.
Schrijf tijdens een teamoverleg op waar jullie mee kunnen stoppen en je hebt zo een lijst. Een dubbel overzicht. Een overleg zonder besluiten. Een rapport dat iedere maand terugkomt omdat het vorige maand ook moest.
Op papier is er ineens ruimte. Maandag staat hetzelfde werk er weer. Wie iets wil schrappen, moet ook afspreken wat de ontvanger voortaan krijgt en wie die verandering bespreekt.
Er hoeft dan weinig mis te zijn met de motivatie van het team. Kijk eerst eens wie er buiten dat overleg op het werk rekent. We kunnen samen besluiten dat een rapport overbodig is. De ontvanger weet daar nog niets van. Die vraagt er maandag gewoon om.
En degene die de vraag krijgt, maakt het rapport alsnog. Weg stoplijst.
Stoppen heeft gevolgen buiten je eigen agenda
Ik vind dat we schrappen vaak veel te vrijblijvend bespreken. Iedereen mag roepen wat inefficiënt voelt. Bij de uitvoering wordt het ineens spannend, want iemand moet een verwachting veranderen.
Een bruikbaar stopbesluit gaat daarom verder dan de naam van de taak. Het beschrijft ook wie het werk gebruikt, waarvoor en wat diegene voortaan krijgt.
Neem een uitlegvoorbeeld: een wekelijkse voortgangsrapportage die wordt samengesteld uit een gedeelde projectlijst. De ontvanger wil vooral weten welke projecten vertraging oplopen. Het team kan onderzoeken of een kort overzicht van die uitzonderingen genoeg is.
Misschien blijkt dat een onderdeel van het rapport wel degelijk nodig is. Goed dat je dat ontdekt voordat je het schrapt. Het doel is ruimte maken zonder ongemerkt belangrijk werk te laten vallen.
Vier regels onder één taak
Kies één terugkerende taak die jullie willen verminderen. Zet er vier regels onder:
- Gebruik: wie neemt met dit werk welke beslissing?
- Verandering: wat leveren we minder, anders of helemaal niet meer?
- Afspraak: wie bespreekt dit met de ontvanger, uiterlijk wanneer?
- Controle: wanneer kijken we of de nieuwe afspraak voldoet?
Dat is voldoende voor een eerste gesprek. Je hoeft geen project op te tuigen voor het afschaffen van een rapport. Dat zou wel een bijzonder knappe manier zijn om er extra werk bij te maken.
Maar laat het gesprek met de ontvanger ook niet weg. Een onuitgesproken stopbesluit wordt al snel ervaren als een gemiste afspraak. Dan zit je alsnog uit te leggen waarom je niets hebt aangeleverd.
De leidinggevende heeft hier werk te doen
Sommige verwachtingen kan een team zelf veranderen. Andere komen van een directie, opdrachtgever of collega-afdeling. Daar moet iemand met de juiste verantwoordelijkheid bij aansluiten.
Zeg je als leidinggevende dat je team meer grenzen moet stellen, help dan ook wanneer zo'n grens weerstand oproept. Je kunt moeilijk van mensen vragen dat zij ruimte maken terwijl jij iedere bestaande toezegging overeind houdt.
Neem het gesprek over de prioriteit serieus. Stel vragen over het gebruik. Weeg de gevolgen. Zorg dat de eigenaar van de vraag betrokken is. Soms betekent dat dat het werk blijft. Dan moet je elders kiezen of de beschikbare inzet aanpassen.
Wat mij betreft mag een stoplijst daarom ook zichtbaar mislukken. Als een taak noodzakelijk blijkt, heb je iets geleerd. Als niemand de ontvanger durft te benaderen, heb je óók iets geleerd. Daar helpt een training sneller mailen weinig tegen.
Geef de vrijgekomen ruimte een bestemming
Zelfs als het rapport vervalt, is de volgende keuze nog niet gemaakt. Wat gaan jullie met die ruimte doen?
Benoem dat voordat het volgende verzoek binnenkomt. Bijvoorbeeld: de collega die het overzicht maakt, gebruikt die tijd om lopende projectvragen af te handelen. Of het team houdt ruimte vrij voor onvoorziene klantvragen, omdat die er iedere week zijn.
Vrije ruimte hoeft niet meteen een nieuw project te krijgen. Een planning zonder enige speling vraagt bij de eerste afwijking alweer om noodgrepen. Spreek ook die keuze samen uit.
Controleer na twee weken wat er werkelijk gebeurt. Is de oude taak weg? Is er via een andere route dezelfde informatievraag ontstaan? En is de ruimte gebruikt zoals jullie bedoelden? Pas de afspraak aan op wat je aantreft.
Schrappen vraagt een gesprek
In mijn UNPACK-aanpak hoort dit bij Drop: werk stoppen, verminderen of overdragen. Daarvoor moet je eerst begrijpen wat er ligt. Daarna moet je afspraken maken die in de werkweek stand kunnen houden.
Een lijstje met dingen die jullie irritant vinden is een begin. Een besluit met een eigenaar en een gesprek maakt het uitvoerbaar.
In Van Overwerkt naar Overzicht werken we met het team aan dit soort keuzes en werkafspraken. Neem het terugkerende werk erbij. Wie heeft het nodig, wat kan eenvoudiger en wie voert dat gesprek?
