Jouw gegevens, zorgvuldig gebruikt.

Wie gebruikt je gegevens?

FOCUSFUEL BV, gevestigd in België, is verantwoordelijk voor deze planner. Cas de Morree gebruikt je contactgegevens en antwoorden om de afspraak te plannen en het gesprek voor te bereiden. Voor vragen, inzage, correctie of verwijdering kun je mailen naar casdm@focus-fuel.online.

Wat vul je in?

Naam en e-mailadres zijn nodig voor de afspraak. Telefoon is optioneel. Je beantwoordt de vragen die horen bij teamtraining of 1-op-1 coaching. Houd je antwoord kort en bij je werkvraag. Vul geen medische informatie of persoonsgegevens van anderen in.

Je intakeantwoorden worden pas verstuurd wanneer je de afspraak bevestigt. Er wordt geen nieuwsbriefinschrijving uitgevoerd en deze planner gebruikt geen advertentie- of analysesoftware.

Jouw bevestiging en de intake voor Cas

Je intake, eventuele telefoonnummer en notities worden apart en versleuteld opgeslagen op de hosting van de planner bij STRATO, buiten de publiek bereikbare bestanden. De beheerpagina toont ze alleen na aanmelding met het bedoelde Microsoft-account. Na een geslaagde boeking krijgt alleen Cas deze contactgegevens, vragen en antwoorden ook per e-mail op casdm@focus-fuel.online, voor zijn voorbereiding. Je intake staat niet in jouw agenda-uitnodiging of bevestigingsmail.

Microsoft 365 verwerkt de afspraakgegevens en deze e-mails. Je eigen bevestigingsmail bevat je naam, het gesprekstype, datum, tijd en een knop naar het Teams-gesprek. Deze mail en de agenda-uitnodiging gaan naar het adres dat jij invult. Gebruik een adres dat je zelf beheert. Controleer het adres voordat je je afspraak bevestigt. De mails worden ook in Verzonden items van Cas opgeslagen. Voor Cas reserveert de planner daarnaast tien minuten vóór en na het gesprek als aparte privéblokken, zonder deelnemers of extra uitnodigingen. Toegang tot de afspraak en e-mails in Microsoft 365 hangt ook af van de ingestelde deling en machtigingen.

De planner vraagt bij de beschikbaarheidscontrole om bezette tijdvakken; bestaande agendatitels en afspraakinhoud worden niet in de planner getoond. De mails bevatten geen volgpixels of extern geladen afbeeldingen.

Hoe lang bewaren we dit?

De apart opgeslagen intake en contactgegevens verlopen zeven dagen na de afspraak en zijn daarna niet meer beschikbaar in de planner. Het beperkte boekingslog voor herstel en het voorkomen van dubbele afspraken verloopt bij afgehandelde boekingen dertig dagen na de afspraak. Is de uitkomst nog onzeker, dan blijven minimale herstelgegevens langer bewaard totdat Cas de boeking heeft gecontroleerd. Het gaat bijvoorbeeld om een boekingskenmerk, tijdvak, eventueel het Microsoft-afspraakkenmerk en een afgeschermd herkenningskenmerk van het e-mailadres; niet om de intakeantwoorden. Zo wordt een onzekere boeking niet per ongeluk opnieuw aangemaakt.

De planner controleert bij het verwerken van aanvragen welke gegevens zijn verlopen en ruimt die op. Een afzonderlijke opruimtaak op de hosting kan dit ook op vaste momenten uitvoeren. Zonder zo’n taak worden verlopen bestanden bij een volgende aanvraag daadwerkelijk verwijderd. Cas kan de apart opgeslagen intake eerder verwijderen in het beheer. Bij een storing kan opruiming later plaatsvinden.

Het verwijderen van de apart opgeslagen intake verwijdert niet automatisch de intake-e-mail in de inbox en Verzonden items van Cas, jouw bevestigingsmail, de Outlook-afspraak, de twee bufferblokken of de uitnodiging. Die kopieën vallen buiten de termijn van zeven dagen voor de aparte intake en moeten afzonderlijk in Microsoft 365 en bij de ontvanger worden beheerd en verwijderd. Vraag Cas om hulp als je die gegevens wilt laten verwijderen.

Als Cas de afspraak verplaatst

Cas kan de bestaande afspraak en zijn eigen bufferblokken verplaatsen. Je ontvangt dan via Microsoft een bijgewerkte agenda-uitnodiging met dezelfde Teams-link. Je hoeft niet opnieuw te boeken. De oorspronkelijke bevestigingsmail blijft ongewijzigd; de bijgewerkte agenda-uitnodiging bevat de nieuwe datum en tijd. De bewaartermijn van de apart opgeslagen gegevens volgt na een bevestigde verplaatsing de nieuwe afspraakdatum. Eerder verwijderde intakegegevens worden niet teruggezet.

Bescherming tegen misbruik

De planner beperkt het aantal aanvragen en boekingen om misbruik te voorkomen. Hiervoor bewaart hij tijdelijk afgeschermde herkenningskenmerken van je sessie, e-mailadres en netwerkadres. Je hoeft geen code uit een e-mail in te vullen. Er wordt pas een afspraak gemaakt wanneer je op de laatste bevestigingsknop klikt.

Wat staat er in je browser?

Een functionele sessiecookie houdt je boekingssessie bij. Deze bezoekerssessie duurt maximaal 48 uur. In de browseropslag staat alleen het kenmerk van een nog onzekere boekingspoging, zodat je niet per ongeluk dubbel boekt. Dat kenmerk alleen geeft geen toegang tot een boeking: ook de bijbehorende sessie is nodig. Intakeantwoorden en Microsoft-toegangsbewijzen worden niet blijvend in browseropslag bewaard. Na een bevestigde boeking worden je ingevulde antwoorden uit het formulier gewist.

Cas meldt zich afzonderlijk aan op de beheerpagina. De toegangsbewijzen voor zijn agendakoppeling worden versleuteld op de hosting bewaard. Daardoor blijft de planner werken als Cas uitlogt uit beheer. Cas kan de agendakoppeling afzonderlijk verbreken. Uitloggen of verbreken trekt eerder bij Microsoft verleende toestemming niet automatisch in.

Controle van de agendakoppeling

De planner kan de werking van de agendakoppeling controleren. Daarvoor bewaart hij beveiligd de uitkomst, het controletijdstip en of een waarschuwing aan Cas is aangeboden voor verzending. Deze technische administratie en waarschuwingen bevatten geen intakeantwoorden, klantgegevens of agenda-inhoud.

Meer over privacy

Het algemene privacybeleid van FOCUSFUEL beschrijft de overige dienstverlening en je privacyrechten. Deze aanvullende uitleg gaat over het plannen van een gesprek. Voor vragen of een verzoek over je gegevens kun je Cas mailen.